“Satu tahun lalu, tepatnya 28 April 2017, kita mengadakan kegiatan Lokakarya Penyusunan Standar Mutu Layanan Unit-unit Pendukung Tridharma.” papar Drs. A. Atmadi, M.Si. Wakil Rektor II Universitas Sanata Dharma (USD), dalam pembukaan Lokakarya Penyusunan SOP Sabtu (27/04) di Wisma Pojok, Condong Catur. Total 51 peserta hadir di dalam lokakarya kali ini.
“Penyusunan dokumen Standard Operating Procedures (SOP) hari ini tidak bisa dilepaskan dari proses penyusunan Standar Mutu Layanan Unit dalam satu tahun terakhir. Bila awalnya, ada kesan gamang, khawatir, ragu-ragu, dengan capaian kita selama ini, hari ini kita boleh merasa lebih mantap lagi.” lanjut Wakil Rektor II.
Apa yang disampaikan oleh Wakil Rektor II merujuk pada mekanisme kerja maraton yang telah dijalankan oleh Satuan Penjaminan Mutu dan Audit Internal Pendukung (SPMAIP) dalam periode 2017-2018. Di bawah koordinasi Kepala SPMAIP (Agus Sugiyatno, M.M.) dan Sekretaris SPMAIP (Dra. Budi Wuryanti), seluruh unit pendukung di lingkup USD telah berhasil merumuskan Standar Mutu Layanan Unit. Kelengkapan dokumen berupa SOP menjadi target kerja untuk tahun 2018-2019 ini.
Kerangka berpikir dan kerangka kerja
Dalam sambutan saat membuka lokakarya, Wakil Rektor II mengingatkan agar “lokakarya penyusunan SOP harus diletakkan dalam kerangka besar di dalam membangun kultur pelayanan prima di Universitas Sanata Dharma.”Apa yang ditargetkan itu harus diletakkan dalam kerangka berpikir dan kerangka kerja yang benar, terukur, dan sekaligus membawa daya ubah secara bersama-sama. Rektorat sendiri telah mengembangkan serangkaian pentahapan yang disiapkan sebagai kerangka kerja. Empat tahap utama bisa diringkas sebagai berikut: (a) penyusunan Standar Mutu Layanan [sudah selesai periode 2017-2018], (b) penyusunan Standard Operating Procedures di masing-masing unit pendukung, (c) penyusunan alat ukur terhadap kualitas layanan (yang diturunkan dari indikator kinerja prima), dan (d) pengembangan Sistem Informasinya.
Tidak memilih jalan pintas
Dalam pembukaan lokakarya juga, Wakil Rektor II menegaskan pentingnya menyadari bahwa “kegiatan Lokakarya Penyusunan SOP ini merupakan sebuah langkah nyata dari upaya untuk menerjemahkan RENSTRA 2018-2023.” Sebagai sebuah lembaga pendidikan tinggi, yang di dalamnya berisikan orang-orang yang menciptakan ruang-ruang pembelajaran, adalah wajar bahwa semua pihak, termasuk para karyawan pun, juga senantiasa belajar terus-menerus. Penyusunan SOP ini adalah sarana belajar bagi seluruh karyawan.
Barangkali ada yang merasa bahwa kegiatan ini terlalu berat bagi para karyawan. Namun, mengingat bahwa keberadaan dokumen mestinya mencerminkan sebuah komitmen sesungguhnya dari pelayanan prima itu sendiri, tidak logis bila dokumen-dokumen yang dipakai di USD merupakan produk orang lain. Pelibatan para karyawan untuk menyusun dokumen mutu merupakan pilihan sadar yang diambil dengan pemikiran mendalam.
Proses berkelanjutan
Apa yang dijalankan selama satu hari di Wisma Pojok adalah satu langkah awal dari proses penyusunan SOP. Upaya menghasilkan karya bersama berupa SOP dari unit-unit pendukung tridharma membutuhkan komitmen, energi, waktu, dan emosi yang tidak sedikit. Dibutuhkan kekuatan, konsistensi, dan kesediaan untuk belajar terus-menerus dari semua pihak. Kehadiran SPMAIP tentu memainkan peran kunci dalam hal ini. SPMAIP akan berperan sebagai fasilitator, motivator, konsultan, dan sekaligus teman bagi unit-unit lain di dalam upaya untuk menerjemahkan berbagai praktek baik yang telah berlangsung selama ini ke dalam bentuk dokumen SOP.
Kegiatan menuliskan berbagai praktek baik macam ini tentu bukan persoalan yang ringan, terutama dengan kesibukan yang luar biasa tinggi dari unit-unit di dalam lingkup USD sendiri. Di sejumlah besar unit pelayanan prima telah mengakar di dalam diri pribadi karyawan. Menuliskan berbagai praktek baik dari pelayanan prima tentu membutuhkan waktu tertentu untuk berkonsentrasi. Aktivitas berpikir dan menulis tentu akan menjadi tantangan tersendiri. Di sinilah peran dan fungsi SPMAIP.
“Pengalaman satu tahun terakhir mengajarkan satu hal penting: seberapapun rumitnya, sulitnya, dan menantangnya proses penyusunan dokumen, bila kita menempatkannya dalam kegairahan berbagi, belajar bersama, dan saling mendukung, target itu bisa kita capai. Itu lah yang patut kita hargai, akui, dan pertahankan dari kita semua, komunitas USD yang bersedia belajar terus-menerus.” papar Markus Budiraharjo, Ed.D., Ketua LPMAI, menutup acara Lokakarya Penyusunan SOP.
(eMBi)
