SOP pengajuan bantuan biaya seminar dosen
1. Dosen membuat Surat Permohonan Bantuan Dana Seminar (SPBDS) (lihat format SPBDS dan rambu-rambu biaya) ke Prodi dilengkapi dengan Surat Keterangan Penerimaan Makalah dari Panitia Penyelenggara Seminar.
2. Dosen mengirimkan SPBDS dan kelengkapannya ke Kaprodi selambatnya 1 minggu sebelum pelaksanaan pembayaran seminar
3. Kaprodi memeriksa SPBDS dan kelengkapannya, memeriksa mata anggaran dalam RAB prodi apakah masih memungkinkan untuk mendanai, dan kemudian menyetujui SPBDS
4. Kaprodi menyerahkan SPBDS beserta kelengkapannya ke Sekretariat Bagian Keuangan (SBK)
5. SBK menyerahkan lampiran Surat Keterangan Penerimaan Makalah ke Sekretariat Bagian Surat Staf (SBSS)
6. SBSS menerbitkan Surat Tugas Luar dari Fakultas berdasarkan Surat Keterangan Penerimaan Makalah untuk mengikuti seminar, dengan meminta otorisasi dari Dekan.
7. SBK memproses pengajuan bantuan biaya berdasarkan SPBDS dan membuat bon pengambilan uang
8. SBK menyerahkan SPBDS dan bon pengambilan uang ke WD II.
9. WD II melakukan pemeriksaan SPBDS dan kemudian mengesahkan SPBDS serta bon pengambilan uang.
10. WD II menyerahkan SPBDS dan bon pengambilan yang sudah disahkan ke SBK.
11. SBK mengirimkan SPBDS dan bon pengambilan uang ke universitas
12. SBK menerima dana seminar dari universitas
13. Dosen mengambil dana dari universitas di SBK, dan mengambil Surat Tugas di SBSS
14. Dosen melaksanakan Seminar
15. Selesai seminar, dosen memberikan laporan pertanggungjawaban berupa Laporan Pelaksanaan Kegiatan, dilampiri surat tugas yang sudah ditandatangani pihak penyelenggara seminar, fotokopi sertifikat, fotokopi halaman sampul, daftar isi dan paper ybs pada buku prosiding dan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan (LPJK) beserta saldo (jika ada) ke SBK selambatnya dua minggu setelah pelaksanaan seminar. (lihat format LPJK )
16. SBK memeriksa LPJK dengan cara melihat kesesuaian laporan dengan bukti-bukti yang tertera dalam LPJK dan kelengkapan
17. SBK menyerahkan laporan pertanggungjawaban kegiatan seminar ke Sekretariat Bagian Administrasi Dosen (SBAD) dan surat tugas ke SBSS
18. SBAD mengarsip fotokopi sertifikat dan sampul, daftar isi, dan paper, kemudian mengupdate database.
19. SBSS mengarsip surat tugas yang sudah ditandatangani.
20. SBK menyerahkan LPJ ke WD II untuk diperiksa
21. WD II memeriksa keabsahan LPJK. Apabila LPJK belum benar, WD II akan mengembalikan LPJK ke SBK untuk direvisi oleh dosen ybs, dan proses diulang lagi ke nomor 15, tetapi apabila LPJK sudah benar, WD II akan menyerahkan LPJK yang sudah disahkan ke SBK.
22. SBK menyerahkan LPJK ke universitas
Rambu-rambu biaya:
1. Pemberian dana bantuan berdasarkan pada SK Yayasan Nomor: K-.316/YYS/1-13/VII/2001, tentang Uang Harian untuk Tugas Luar.
2. Bantuan dana bersifat AD-COST, artinya sesuai dengan kebutuhan dan sejauh dana dari sumber tersedia
3. Biaya seminar yang dapat dimintakan dari universitas melalui prodi adalah:
a) Biaya pendaftaran seminar (termasuk pembelian satu buah prosiding)
b) Biaya penginapan
c) Biaya transport
d) Uang saku harian – dihitung berdasarkan jml hari acara berlangsung, tidak termasuk hari perjalanan, dipotong PPH 5% :
• Dalam wilayah DIY sebesar Rp. 50.000,- (no transport)
• Di luar DIY dan masih di wilayah Jateng sebesar Rp. 100.000,-
• Di luar DIY-Jateng dan masih di pulau Jawa sebesar Rp. 150.000,-
• Di luar Jawa sebesar Rp. 200.000,-
• Di luar negeri sebesar Rp. 300.000,-
e) Uang makan
4. Untuk semua biaya yang telah dikeluarkan selama mengikuti seminar dan harus menyerahkan nota asli dari penerima jasa adalah biaya pendaftaran seminar (termasuk pembelian 1 buah prosiding), biaya transportasi (tiket, dan boarding jika naik pesawat terbang), biaya penginapan di hotel, biaya makan, dan taksi.
5. Nota untuk uang saku harian, uang makan (jika tidak ada nota dengan plafon maksimal Rp. 50.000,- / makan), dan transport lokal jika dilakukan (jika tidak ada nota dengan plafon maksimal Rp. 100.000,- / hari), dibuat dengan nota pengganti.
6. Apabila terdapat lebih dari 1 dosen dari FST yang mengikuti sebuah seminar, maka pembiayaan harus dikoordinasikan di level prodi/fak agar tidak tumpang tindih.
Catatan: Mulai tahun 2011 setiap dosen yang akan mengikuti sebuah seminar, harus mengusulkan ke prodi ybs sebelum prodi menyusun anggaran tahun berikutnya.
(WD 2 FST) |
