 Masa jeda perkuliahan di Universitas Sanata Dharma (USD) dimanfaatkan para pegawai untuk mengembangkan diri. Sekitar 350 pegawai administratif USD mengikuti Pelatihan Pelayanan Prima yang terbagi dalam lima kali penyelenggaraan. Keseluruhan acara berlangsung di ruang Koendjono, Gedung Pusat USD tanggal 10-16 Juli 2014.
Salah satu pembicara dalam pelatihan ini, Dr. Ida Rochani Adi menyampaikan materi “Standard dan Prinsip Pelayanan” dan “Komunikasi Pelayanan”. Pelayanan pada pelanggan atau customer service merupakan rangkaian aktivitas yang dirancang untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Pada masa sekarang ini, ketika persaingan dalam dunia usaha makin meningkat, customer service juga makin disadari sebagai faktor penting di perguruan tinggi. Hal ini terlihat dari makin maraknya kemunculan bagian pelayanan mahasiswa. Memberikan pelayanan yang profesional merupakan kerja setiap anggota perguruan tinggi tersebut. Menciptakan lingkungan yang berpusat pada pelayanan yang benar-benar tidaklah sekedar lip service saja atau slogan, tetapi seharusnya sebagai suatu lingkungan yang mempunyai atmosfir pelayanan.
Selain penyampaian ceramah yang menarik, Ida juga meminta beberapa pegawai untuk mempraktikkan materi pelatihan di depan para peserta lain. Hal ini seringkali mengundang tawa saat ada beberapa peserta yang menunjukkan tingkah lucu saat memperagakan kebiasaan-kebiasaannya dalam pelayanan kepada customer. Terkait dengan pelayanan, Ida menyampaikan betapa pentingnya kualitas suara, ekspresi wajah, isyarat, dan posisi tubuh dalam komunikasi antar pribadi. “Komunikasi lisan itu hanya memegang peranan sekitar 7%.” demikian disampaikannya saat menjelaskan betapa pentingnya komunikasi non verbal. Suara yang disenangi customer adalah suara yang sehat, lembut, dan antusias. Ida juga berpesan supaya para pegawai memberikan jawaban pertanyaan yang berfokus pada hal yang dapat dilakukan, bukan sebaliknya atau bahkan terkesan melempar tanggung jawab.
Pada sesi terakhir, diselenggarakan pertemuan dan tanya jawab antara pegawai dan Rektorat. Drs. Johanes Eka Priyatma, M.Sc., Ph.D. menyampaikan bahwa untuk ‘nggayuh’ masa depan yang lebih baik, perlu dipahami bersama ke mana arah perjalanan USD. “Kami ingin memahami lebih baik dan mencintai lebih sungguh.”demikian disampaikan Rektor USD terkait dengan keinginan untuk berkomunikasi dengan para pegawai. Lebih lanjut disampaikan Rektor bahwa USD adalah kampus besar dengan SDM dosen yang minim. Sarana dan struktur organisasi USD termasuk dalam kategori baik dan lengkap, ditambah dengan pengalaman penyelenggaraan pendidikan yang sudah dimulai sejak 1955. Misi USD mencakup pendidikan yang holistic dan kontekstual. Untuk mencapai hal tersebut, pendidikan di USD tidaklah sekedar proses mengajar di kelas. Penting bagi mahasiswa untuk mengalami proses pendidikan di luar kelas. Dengan demikian seluruh pegawai yang berada di luar kelas memiliki andil yang besar dalam penciptaan pengalaman makna bagi para mahasiswa yang belajar di USD. ”Masyarakat dan mahasiswa adalah stake holder kita yang utama. Masa depan kita tergantung apakah masyarakat mempercayai kita. Dan ini terjadi kalau kita melayani mereka dengan baik. Tentu saja para dosen menjadi ujung tombak pelayanan ini, tetapi hal itu tidak cukup. Perlu usaha keras dari para pegawai untuk mendukung dengan menciptakan suasana yang nyaman di luar kelas” ungkap Eka. Terkait dengan hal ini Rektor menyampaikan tiga revolusi mental USD, yaitu: menghargai waktu, bersemangat melayani, dan bersikap/bertindak profesional.
Drs. Aufridus Atmadi, M.Si. sebagai Wakil Rektor 2 menyampaikan tentang keseriusan pegawai dalam melayani mahasiswa. “Saya resah dan gelisah kalau ada pihak yang minta layanan tetapi tidak segera terlayani” demikian disampaikannya terkait dengan revolusi mental yang dilontarkan Rektor. Pelayanan yang berawal dari hati ini mestinya juga diwujudkan dalam hal lain, termasuk penyelesaian LPJ (Laporan Pertanggungjawaban). (BST)
|
