TUJUAN
Pedoman untuk memberikan jaminan pelayanan install Software Lisensi Microsoft bagi unit kerja/prodi/pegawai Universitas Sanata Dharma.
RUANG LINGKUP
Prosedur ini digunakan di BAPSI sebagai petunjuk untuk melayani permintaan unit/prodi/pegawai dalam hal instal Software berlisensi Microsoft.
DEFINISI
- Software adalah istilah khusus untuk data yang diformat, dan disimpan secara digital, termasuk program komputer, dokumentasinya, dan berbagai informasi yang bisa dibaca, dan ditulis oleh komputer. Dengan kata lain, bagian sistem komputer yang tidak berwujud.
- Sistem Informasi Manajemen Aset adalah sebuah sistem aplikasi yang dikembangkan oleh BAPSI dalam pengelolaan kegiatan dan inventarisasi aset milik Universitas Sanata Dharma.
- Full Time Equivalent (FTE) adalah jumlah/beban yang diberikan microsoft dalam pengunaan/installasi software.
TANGGUNG JAWAB DAN PROSEDUR
Penanggungjawab proses pelayanan installasi Software Lisensi Microsoft, meliputi:
- Kepala BAPSI, Kepala Bagian Support, Perawatan dan Administrasi Sistem Informasi bertanggung jawab atas pelayanan installasi Software Microsoft.
- Staf Bagian Support, Perawatan dan Administrasi Sistem Informasi bertanggung jawab atas tugas yang diterima.
Prosedur proses pelayanan installasi Software Lisensi Microsoft, meliputi:
- Unit/prodi/pegawai mengajukan permohonan installasi software melalui: Sistem Administrasi Terpadu (administrasi.usd.ac.id), tendik.usd.ac.id/tendik dan dosen.usd.ac.id/dosen.
- Kepala BAPSI/Kepala Bagian Infrastruktur menyetujui dan mendisposisi ke staff BAPSI, dengan memverifikasi permohonan.
- Pemohon memberikan informasi tanggal penyerahan dekstop/notebook melalui Sistem Aplikasi.
- Unit/prodi/pegawai menyerahkan Desktop/Notebook ke BAPSI.
- Staf Infrastruktur akan memberikan verifikasi bahwa desktop/notebook sudah diterima.
- Pemohon dapat mencetak Berita Acara Serah Terima Barang bila diperlukan.
- Staff BAPSI melakukan proses install Software Microsoft.
- Staf BAPSI memberikan laporan bahwa proses install sudah selesai dengan menuliskan status install.
- Pemohon menuliskan tanggal pengambilan.
- Laptop yang selesai di install, diambil oleh unit/prodi/pegawai.
- Staf BAPSI memberikan laporan melalui Sistem Informasi Manajemen Aset.
Ketentuan Install
- Pemohon mengajukan melalui Sistem Administrasi Terpadu (https://administrasi.usd.ac.id), Karyawan (https://tendik.usd.ac.id/tendik) dan Dosen (https://dosen.usd.ac.id/dosen).
- BAPSI tidak bertanggung jawab atas data yang hilang.
- Pengambilan Dekstop/Notebook maksimal 2 x 24 jam kerja, apabila dalam waktu yang tidak ditentukan bukan tanggung jawab petugas BAPSI.
- Install software dapat dilakukan dalam 2 (dua) kali pada notebook/dekstop baik yang sama atau dekstop/notebook yang berbeda.
- Prioritas install software berdasarkan pada urutan permintaan install dan beban tugas lain dari staf Infrastuktur BAPSI.
- Dimohon memeriksa perlengkapan yang disertakan saat pengambilan leptop/notebook.
Instruksi Kerja
Untuk Perorangan/unit kerja non Laboratorium
- Permohonan yang masuk oleh Kepala BAPSI, Kepala Bagian Support, Perawatan dan Administrasi mendesposisikan kepada staf Bagian Infrastruktur.
- Pemohonan memasukkan tanggal penyerahan Desktop/Notebook.
- Staf Bagian Infrastruktur akan memverifikasi bahwa dekstop/notebook telah diterima.
- Saat penyerahan barang pemohon dapat mencetak Berita Acara Serah Terima barang.
- Staf infrastruktur memeriksa apakah dekstop/notebook yang akan diinstal mendukung/mensupport software yang akan dinstal.
- Bila spesifikasi dekstop/notebook mendukung staf infrastruktur akan segera menginstal software sesuai permintaan.
- Bila spesifikasi desktop/notebook tidak mendukung, staf infrastruktur akan memberitahukan rekomendasi melalui Aplikasi rekomendasi yang dibutuhkan, Desktop/Notebook tidak mendukung untuk diinstal, dan pemohon input data kembali. Sesuai rekomendasi Staf Infrastruktur.
- Apabila install sudah selesai, staf infrastruktur akan memberikan keterangan bahwa install sudah selesai melalui Sistem Informasi Manajemen Aset.
- Sebelum melakukan pengambilan Desktop/Notebook, pemohon memberikan tanggal pengambilan desktop/notebook akan diambil.
- Staf Infrastruktur memberikan laporan bahwa Dekstop/Notebook sudah diinstal dan diamnbil melalui Sistem Manajemen Aset.
B. Untuk Laboratorium
- Kepala BAPSI, Kepala Bagian Support, Perawatan dan Administrasi mendesposisikan kepada Staf Bagian Infrastruktur.
- Staf Bagian Infrastruktur akan meminjamkan master software untuk diinstal di Desktop laboratorium.
- Staf Laboratorium pemohon akan melakukan instal secara mandiri didampingi oleh Staf Infrastruktur BAPSI.
- Staf Infrastruktur melakukan pengisian serial number Dekstop yang telah diinstal.
- Staf Infrastruktur memberikan laporan bahwa Dekstop/notebook sudah selesai diinstal melalui Sistem Manajemen Aset.
- Laboratorium dapat mencetak proses penyelesaian install software.