Perpustakaan Universitas Sanata Dharma (PUSD) mewakili Universitas Sanata Dharma (USD) pada hari Selasa (9/3) mengadakan Sosialisasi Pengelolaan Arsip Kelembagaan USD. Kegiatan sosialisasi ini dilaksanakan secara daring melalui Zoom Meeting dan diikuti oleh 98 tenaga kependidikan yang terdiri dari Kepala Biro, Ketua Lembaga, Kepala Tata Usaha, Staf Sekretariat, dan staf Perpustakaan USD. Sosialisasi pengelolaan arsip kelembagaan diwakili oleh Drs. Paulus Suparmo, S.S., M.Hum. sebagai Kepala Perpustakaan dan Francisca Rahayuningsih, S.Sos., MA. sebagai staf bagian Pengembangan Perpustakaan serta dimoderatori oleh M.M. Hastutiningrum, S.Pd.
Kepala Perpustakaan dalam sambutan pembuka memaparkan mengenai pengelolaan arsip kelembagaan yang merupakan amanat Renstra USD 2018-2022. Perpustakaan mendapat mandat karena Perpustakaan USD selama ini telah mengelola informasi berupa buku. Pemberian mandat itu wajar karena ada kemiripan dalam pengelolaan buku dan arsip. Kemiripan itu terletak dalam hal membutuhkan standar pengelolaan, dikelola dengan sistem informasi, dapat dilayankan dan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Meskipun terdapat perbedaan-perbedaan pokok dalam karakter informasi yang dikelola antara buku dan arsip. Dalam rangka mengemban amanat Renstra USD tersebut, Perpustakaan USD telah menyusun pedoman pengelolaan arsip dan telah mulai mengerjakan pengelolaan arsip perpustakaan menggunakan pedoman yang disusun.
Paparan tentang proses, hal-hal yang telah dikerjakan dan yang akan dikerjakan diwakili oleh Francisca Rahayuningsih, S.Sos., MA. Bahan paparan yang disampaikan mencakup pengalaman menyiapkan standar pengelolaan arsip sampai pada praktek pengelolaan arsip Perpustakaan USD, serta tujuan pengelolaan arsip kelembagaan USD. Dalam pemaparannya F. Rahayuningsih menyampaikan bahwa tujuan pengelolaan arsip USD ada 4, yaitu (1) Menstandarkan pengelolaan arsip di semua unit di USD. Saat ini telah dihasilkan 5 Pedoman Pengelolaan Arsip dan 2 Prosedur Pengelolaan Arsip yang dapat digunakan oleh semua unit di USD, (2) Mengumpulkan arsip USD tahun 1955-2020, (3) Mengelola arsip USD menggunakan standar yang baku, dan (4) Menemukan kembali arsip dengan mudah. Berkaitan dengan proses pengumpulan arsip kelembagaan, pengelolaan arsip dan penemuan kembali arsip dalam proses sosialisasi tersebut disepakati bahwa akan dibahas lebih lanjut antara pihak universitas, para kepala biro/lembaga dan Perpustakaan USD. Sedangkan terkait dengan Sistem Informasi Kearsipan akan dibicarakan lebih lanjut dengan Biro Administrasi dan Perencanaan Sistem Informasi (BAPSI).
Para peserta sosialisi mengapresiasi langkah Perpustakaan USD dalam menyiapkan pengelolaan arsip kelembagaan USD. Setelah paparan mengenai pengelolaan arsip kelembagaan tersebut, peserta mengharapkan agar pedoman pengelolaan arsip yang sudah disusun segera dapat disosialisasikan ke semua unit dan segera disusun timeline pengelolaan arsip di seluruh USD. Peserta sosialisai juga mengharapkan agar Perpustakaan USD melakukan bimbingan pengelolaan arsip ke unit kerja di USD agar semua unit memiliki kesamaan dalam pengelolaan arsipnya. Untuk itu demi terealisasinya pengelolaan arsip kelembagaan ini maka kerjasama dan komitmen dari semua unit sangat diharapkan.
(FR)
