Tanggal 18 Mei 2023 diperingati sebagai hari Arsip Nasional. Sebagai salah satu wujud tanggung jawab dalam pengelolaan arsip di Universitas Sanata Dharma, tim Arsip Universitas Sanata Dharma memaparkan upaya pelacakan arsip pendirian Perpustakaan Sanata Dharma sejak zaman Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG), Fakultas Keguruan Ilmu Pendidikan (FKIP) sampai dengan Institut Keguruan Ilmu Pendidikan (IKIP) Sanata Dharma, yaitu periode 1955 - 1993. Dari hasil pelacakan, tidak ditemukan informasi resmi yang menyatakan kapan Perpustakaan Sanata Dharma berdiri, tetapi tim arsip mencoba mencari informasi dari berbagai sumber sejarah yang dikumpulkan baik dokumen tercetak, dokumen digital maupun wawancara kepada narasumber. Berdasarkan sumber sejarah tersebut, terdapat fakta yang dapat meneguhkan kapan berdirinya Perpustakaan Sanata Dharma. Dari hasil wawancara dengan salah satu Kepala Perpustakaan zaman IKIP, yaitu Prof. Dr. Frans Susilo, SJ, bahwa “di lembaga Jesuit seperti Sanata Dharma, perpustakaan menjadi salah satu prioritas sebelum fasilitas pendukung lain didirikan”. Ketika PTPG Sanata Dharma resmi dibuka pada pada 17 Desember 1955, Romo W.J. Van Der Meulen, SJ. Sebagai salah satu pendidik ditugasi untuk mengembangkan perpustakaan pada waktu itu. Pada tahun 1956 Perpustakaan Sanata Dharma hadir untuk memenuhi kebutuhan informasi mahasiswa walaupun lokasinya berada di beberapa tempat.
Perpustakaan Sanata Dharma mengalami perkembangan yang panjang sejak era PTPG hingga IKIP Sanata Dharma. Mulai tahun 1960 secara bertahap mulai dibangun Gereja, rumah dosen rohaniawan, unit-unit perkuliahan serta unit administrasi dan pimpinan. Akhirnya, pada tahun 1968 perpustakaan pusat resmi menempati gedung baru di kampus 1 Mrican sampai dengan tahun 1995. Saat ini Perpustakaan Sanata Dharma yang sudah berusia 67 tahun tentu mengalami berbagai peristiwa dan perkembangan selama menjadi bagian dari PTPG Sanata Dharma hingga Universitas Sanata Dharma.
Perpustakaan Sanata Dharma mengalami perkembangan yang panjang sejak era PTPG hingga IKIP Sanata Dharma. Mulai tahun 1960 secara bertahap mulai dibangun Gereja, rumah dosen rohaniawan, unit-unit perkuliahan serta unit administrasi dan pimpinan. Akhirnya, pada tahun 1968 perpustakaan pusat resmi menempati gedung baru di kampus 1 Mrican sampai dengan tahun 1995. Saat ini Perpustakaan Sanata Dharma yang sudah berusia 67 tahun tentu mengalami berbagai peristiwa dan perkembangan selama menjadi bagian dari PTPG Sanata Dharma hingga Universitas Sanata Dharma.
Perpustakaan pada Era PTPG (1955 – 1958)
Pada era ini perintisan perpustakaan dimulai setelah PTPG Sanata Dharma resmi dibuka pada 17 Desember 1955 yang berkantor di Jalan Tjode 2, Yogyakarta. PTPG Sanata Dharma pada waktu itu memiliki sejumlah 142 mahasiswa dari empat jurusan yaitu Jurusan Mendidik, Jurusan Bahasa dan Sastra Inggris, Jurusan Sejarah, dan Jurusan Pasti/Alam. Lokasi kuliah pada waktu itu berada di empat tempat yang berbeda, yaitu di Asrama Realino, gedung seminari (sekarang gedung Fakultas Ilmu Pendidikan Agama Katolik), gedung Widya Mandala di depan Gereja Kotabaru dan gedung yang disewa di Kotabaru untuk Jurusan Bahasa Inggris. Tidak ada catatan yang menunjukkan terkait lokasi perpustakaan pada awal berdirinya PTPG, tetapi diperkirakan lokasi perpustakaan menjadi satu area dengan perkuliahan di empat lokasi yang berbeda dalam rangka mendukung kegiatan perkuliahan di masing-masing jurusan. Kemudian, mulai tahun 1957 lokasi perpustakaan bertempat di Realino mengikuti lokasi perkuliahan tahun ajaran tersebut yang dipusatkan di kampus Mrican yaitu di bagian timur Asrama Mahasiswa Realino.
Romo W.J Van Der Meulen, SJ. yang pada saat itu ditugasi sebagai Kepala Perpustakaan PTPG Sanata Dharma dibantu satu orang staf yaitu Sunarto. Selanjutnya jumlah staf bertambah satu orang lagi yaitu Partimin Partowindarso. Romo W.J Van Der Meulen mulai mengisi perpustakaan dengan menerima buku dari tiga kursus Pendidikan Guru B1 milik Serikat Jesus, antara lain B1 Bahasa Inggris, B1 Sejarah, B1 Mendidik, dan berbagai perpustakaan dari lembaga lain.
Perpustakaan pada Era FKIP (1958 – 1965)
Pada era FKIP, Romo W.J. van der Meulen, SJ. mulai menciptakan sistem pengelolaan perpustakaan sederhana yaitu ‘klasifikasi dan katalogisasi yang diciptakan sendiri (Ing-Griya). Romo W.J. van Der Meulen, SJ. juga menciptakan sistem pelayanan dan peminjaman, yaitu kartu buku, kartu pinjam, dan kartu anggota perpustakaan secara manual. Perpustakaan menetapkan peraturan bagi pengguna meliputi jam buka, keanggotaan, jaminan/tanggungan perpustakaan, cara peminjaman buku, cara memesan buku yang sedang dipinjam, jangka waktu peminjaman, cara mengembalikan buku, sanksi-sanksi, aturan tentang ruang baca, dan kewajiban untuk menjaga ketertiban dan keamanan. Pelayanan pada waktu itu menggunakan sistem tertutup, artinya mahasiswa tidak boleh masuk ke ruang koleksi. Peminjaman dilayani melalui pemesanan di loket pinjam. Jumlah mahasiswa yang dilayani semakin bertambah waktu itu sekitar 918 orang.
Perpustakaan pada Era IKIP (1965 – 1993)
Pada tahun 1968 Perpustakaan IKIP Sanata Dharma resmi menempati lokasi baru di Kampus 1 Mrican.
Perpustakaan masih dipimpin oleh Romo W.J. Van Der Meulen, SJ. hingga pada tanggal 14 Januari 1979 beliau wafat. Tanggung jawab Kepala Perpustakaan diserahkan kepada Romo Susilo, SJ. sejak tahun 1979.
Selama periode IKIP, Perpustakaan meneruskan aturan yang sudah berlaku sebelumnya. Salah satu bentuk aturan perpustakaan yang masih diterapkan adalah aturan penyerahan jaminan keanggotaan perpustakaan berupa ijazah SLTA asli. Hal ini dimaksudkan agar setiap anggota perpustakaan menaati peraturan yang berlaku untuk peminjaman koleksi supaya koleksi tetap terawat dan tersedia.
Pada tahun 1981 tanggung jawab perpustakaan diserahkan kepada Romo James Spillane, SJ. Hal besar yang dilakukan Romo James Spillane, SJ adalah menambah koleksi buku dari para imam Serikat Jesuit di Boston, Amerika Serikat. Selain itu melakukan pengembangan SDM dengan mengikutsertakan staf dalam berbagai pelatihan dan seminar di luar Sanata Dharma.
Tahun 1988 tanggung jawab Kepala Perpustakaan diserahkan kepada Drs. Bastian Arief, MLS. Pada masa ini perpustakaan meningkatkan pelayanan dengan otomasi perpustakaan menggunakan software CDS/ISIS.
Pada tahun 1991 Perpustakaan Sanata Dharma mendapat penghargaan sebagai Juara I dalam Lomba Pemilihan Perpustakaan Perguruan Tinggi Swasta yang diselenggarakan oleh Perpustakaan Daerah DIY. Tahun 1992 perpustakaan menyiapkan perubahan sistem klasifikasi koleksi dari “Ing-Griya” ke sistem Internasional Dewey Decimal Classification (DDC). Pada saat itu perpustakaan mulai mengerahkan banyak tenaga part-timer, untuk membantu klasifikasi dan entri data koleksi pada software Computerized Information Service / Integrated Scientific Information System (CDS/ISIS).
Selama berada pada era PTPG, FKIP hingga IKIP Sanata Dharma, perpustakaan mengalami berbagai kendala yaitu sistem klasifikasi tradisional yang digunakan, keterbatasan SDM, dan sempitnya ruangan. Sistem klasifikasi tradisional yang diciptakan Romo W.J. van der Meulen, SJ. menyebabkan data perpustakaan IKIP Sanata Dharma tidak bisa terhubung dengan data di perpustakaan lain karena menggunakan sistem yang dibuat sendiri. Maka pada tahun 1992, Perpustakaan mulai menggunakan sistem klasifikasi yang diterapkan secara internasional yaitu Dewey Decimal Classification (DDC). Keterbatasan SDM dalam hal keahlian pada bidang perpustakaan dan jumlah SDM. Perpustakaan mulai memberikan kesempatan pada staf untuk studi ilmu perpustakaan mulai tahun 1992 dan menambah jumlah staf. Dengan jumlah staf yang bertambah, jumlah koleksi semakin banyak, animo mahasiswa untuk menggunakan perpustakaan semakin meningkat dan adanya tuntutan pelayanan yang lebih baik yaitu dengan sistem pelayanan terbuka, maka ruangan yang tersedia di kampus 1 tidak lagi mencukupi. Oleh karena itu, pada tahun 1995 seiring dengan perubahan IKIP Sanata Dharma menjadi Universitas Sanata Dharma, lokasi perpustakaan berpindah dari Kampus 1 Mrican ke Kampus 2 Mrican menempati gedung perpustakaan 4 lantai dengan luas tanah 3.840 m² dan dikembangkan di Kampus Paingan dengan menempati 2 lantai dengan luas 1.969,92 m².
Penulis: Francisca Rahayuningsih (Pustakawan Perpustakaan USD) dan Marcella Tiara, SS. (Student Staf Perpustakaan USD)