|
Hari Kamis s.d. Jumat (10 s.d. 11 Januari 2013), karyawan administratif FKIP Universitas Sanata Dharma (USD) yang berjumlah 27 orang dan 1 orang pendamping melakukan studi banding ke FKIP Universitas Muhammadiyah Malang (UMM). Ada 2 tujuan penyelenggaraan acara ini: (1) belajar tentang tata kelola manajemen administratif dari pihak UMM; (2) berusaha mengambil manfaat hasil dari studi banding bagi peningkatan mutu layanan administratif di lingkungan FKIP USD.
Saat kunjungan, rombongan karyawan FKIP USD diterima langsung oleh seluruh jajaran pejabat Dekanat FKIP UMM, di antaranya: Dr. M. Syaiffudin (Dekan FKIP); Dr. Trisakti Handayani (PD I FKIP); Dra. Thatit Manon Andini, M.Pd. (PD II FKIP); Drs. Nur Widodo, M.Pd. (PD III FKIP); dan Sugihartono (KTU FKIP); beserta sejumlah karyawan administratif di lingkungan FKIP UMM. Sambutan mereka atas rombongan dari FKIP USD sangatlah hangat dan bersemangatkan kekeluargaan. Maklum, beberapa di antara mereka berasal atau pernah menempuh studi di Yogyakarta sehingga hampir tak ada sekat-sekat dari sisi kultural dari kedua belah pihak. Rombongan karyawan FKIP USD bukan lagi seperti orang yang asing bagi mereka. Penataan tempat pun disusun sedemikian rupa sehingga tamu dan tuan rumah nyaris tanpa beda.
Setelah didahului dengan perkenalan antar personalia yang hadir dalam pertemuan dan perwakilan rombongan FKIP USD menyampaikan maksud kedatangan ke FKIP UMM, Pejabat Dekanat dan KTU FKIP UMM memulai menyampaikan informasi tentang tata kelola di FKIP UMM. Sebagian poin menarik dari hasil studi banding tersebut adalah sebagai berikut. Pertama, ada klasifikasi secara jelas, mana bidang yang pengelolaannya terdesentralisasi dan sentralisasi. Pengelolaan laboratorium misalnya, apa pun laboratoriumnya, pengelolaan dilakukan secara terpusat. Prinsip utamanya adalah resource sharing antar program studi. Pengelolaan ini di samping memudahkan setiap program studi melakukan akses, dimaksudkan juga untuk menghindari pengakuan ‘pemilik’ serta menghindari penggelembungan jumlah pejabat laboratorium yang secara ekonomis sebenarnya sungguh boros biaya.
Kedua, pelibatan orang tua dalam proses pendidikan. Sudah menjadi kebiasaan di awal studi bahwa orang tua/wali mahasiswa baru diundang ke kampus. Hal demikian dilakukan karena proses pendidikan disadari bukanlah kegiatan transaksional semata dan universitas menyadari orang tua/wali adalah bagian integral universitas dalam penyelenggaraan proses pendidikan. Maka terlalu absurb, jika ada klaim-klaim yang mengatakan bahwa keberhasilan mahasiswa semata karena kehebatan renstra ataupun daya ‘magis’ pihak kampus. Orang tua/wali dalam pertemuan diberikan penjelasan tentang apa saja dari kebijakan-kebijakan kampus, aturan yang berlaku, proses pendidikan, bahkan jadwal kuliah dan hitungan besaran biaya studi sampai dengan lulus. Hal demikian agar mereka dapat berpartisipasi sesuai dengan porsinya masing-masing.
Ketiga, birokrasi yang ringkas dan fleksibel. Dekan langsung membawahi Ketua Program Studi, tidak ada Ketua Jurusan. Keberadaan pusat-pusat studi dilihat efektivitas dan efisiensinya. Sebab lucu banyak pusat, tak ada cabang satupun. Semua pejabat, dosen, karyawan adalah pelayan bagi para mahasiswa. Karena konteksnya adalah kampus yang melayani, maka pintu pejabat, dosen, sekretariat harus selalu terbuka selama dosen dan karyawan berada di tempat dan saat jam kerja. Semua pejabat, dosen, dan karyawan tidak boleh menolak memberikan pelayanan apa pun dari pihak yang membutuhkan (khususnya mahasiswa). Pelayanan juga diutamakan harus segera selesai dan tidak boleh menginap karena penundaan tidaklah menyenangkan bagi siapapun terlebih bagi mereka yang berasal dari tempat yang jauh dengan kepentingan yang tak lagi dapat ditunda. Prinsipnya, konsumen bukan hanya raja di dunia bisnis, tetapi juga seharusnya sungguh menjadi subjek di dunia akademik/pendidikan.
Keempat, pihak kampus melakukan pemetaan terhadap indekos/pondokan mahasiswa. Untuk mudahnya, mahasiswa diwajibkan mendaftarkan tempat penginapan mereka. Kampus menidaklanjutinya dengan membentuk koordinator lingkungan (biasanya karyawan). Koordinator lingkungan bertanggung jawab terhadap berbagai kemungkinan permasalahan yang terjadi di lingkungan yang menjadi wilayah tanggung jawabnya. Mereka tentu diberi honorarium yang pantas untuk tugas tersebut. Di awal studi, berbarengan dengan pertemuan kampus dengan orang tua/wali, ketua RT/RW sekitar juga diundang. Pelibatan masyarakat sekitar ini dipandang penting oleh karena kampus adalah bagian dari masyarakat di sekitarnya. Harmonisasi diantara keduanya diyakini akan mengurangi dampak negatif yang kemungkinan muncul dari aktivitas mahasiswa di luar kampus yang membawa kampus sebagai pihak yang kemungkinan besar juga akan terdampak.
Kelima, Promosi. (1) mahasiswa baru adalah partner bagi kampus. Perlakuan-perlakuan yang tidak menyenangkan terhadap mahasiswa baru adalah tindakan dispromotif bagi kampus. Maka, setiap prodi dilarang memasang dosen-dosen ‘killer’ pada semester awal; (2) banyak mahasiswa berasal dari luar daerah dan umumnya mereka setiap semester/tahun pulang kampung. Mereka dipetakan asal daerah dan sekolahnya, diorganisir, dan diminta membuat proposal promosi ke sekolah masing-masing. Mereka didanai untuk pulang kampung dan promosi ke sekolah, setelah kembali ke kampus mereka diminta membuat pelaporan kegiatan dan berikut keuangannya.
Keenam, Layanan Bimbingan Konseling (BK) bagi Mahasiswa. Layanan BK mungkin kalau di USD ya mungkin mirip-mirip dengan layanan CM. Mungkin hanya beda nama, tetapi juga mungkin beda fungsi. Tugas BK adalah memberikan layanan konseling bagi siapapun dan utamanya mahasiswa yang sedang mengalami persoalan-persoalan studi. Dalam bidang akademik, BK bekerja sama dengan dosen-dosen pembimbing akademik (PA). Dosen PA mendaftar mahasiswa yang secara akademik kurang bagus, umumnya anggota ISAKOM (Ikatan IP Satu Koma), dan melaporkannya ke pengola BK. Pengelola BK selanjutnya menindaklanjuti dengan memberikan layanan bagi para mahasiswa.
Ketujuh, Peraturan di Kampus. Di beberapa tempat, ditempel stiker bergambar tentang apa yang tidak boleh dilakukan oleh mahasiswa. Ada kontrak bermaterai antara institusi dengan mahasiswa di awal studi. Prinsipnya: tidak ada pelanggaran, tidak ada sanksi. Penegakan aturan jelas. Sanksi berlaku tegas bagi yang melanggarnya. Dari sanksi ringan berupa penilangan KTM, sampai dengan pencabutan hak studi mahasiswa. Dikategorikan sebagai pelanggaran berat, misalnya berkelahi dan narkoba. Sementara dikategorikan pelanggaran ringan, misalnya: rambut gondrong, sandal jepit, pakaian minim, tindikan, kaos oblong. Hanya lucunya, susah ditemukan di UMM stiker bergambar larangan orang merokok. Ini jelas beda dengan USD, ada banyak larangan merokok di kampus, tetapi tidak untuk yang lainnya. Penegakkan aturan pun ya jelas beda. Di sini penegakkan atas Perda Gubernur, sementara di sana Peraturan Kampus. Itulah sebagian poin saja dari hasil studi banding karyawan FKIP USD ke FKIP UMM. Mari kita terus belajar, mungkin tidak cukup dari diri sendiri, tetapi juga dari orang lain. Wassalam. (Marsidiq-PBSID, FKIP)
|
